Kinshasa - RD Congo : dimanche, 15 décembre 2019 -
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Conditions générales de réservation et d'utilisation des salles

Préambule

L’Immeuble du Gouvernement est un édifice administratif public destiné, comme son nom l’indique, aux activités du Gouvernement de la République Démocratique du Congo.

Outre le rez-de-chaussée et la mezzanine (niveaux 0 et 1) qui abritent les installations communes (Accueil central, Banque, Restaurant, salles des réunions, salles des conférences, salles de formation et agence de voyage), l’immeuble compte neuf (9) étages où sont logés huit (8) Cabinets ministériels (dont, du bas en haut : (1) Santé Publique, (2) Transports et Voies de Communication, (3) Mines, (4) Economie Nationale, (5) Décentralisation et Affaires Coutumières, (6) Budget, (7) Emploi, Travail et Prévoyance Sociale et (8) Postes, Télécommunications et Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication) et un dernier réservé aux activités de l’Exécutif en général (Conseils des Ministres, banquets officiels notamment).

S’agissant particulièrement des espaces ouverts exclusivement et gratuitement aux activités de toutes les structures gouvernementales (conférences, réunions, formations), l’Immeuble du Gouvernement offre les possibilités suivantes :

  • Sous la gestion directe de l’Administrateur de l’immeuble :
    • Une salle de réunions (22 places, au rez-de-chaussée) ;
    • Deux salles des conférences (205 et 115 places, à la mezzanine) ;
    • Deux salles de formation (80 et 40 places, à la mezzanine) ;
    • Une salle du Conseil des Ministres et une salle des banquets (60 et 210 places, 9ème étage).
  • Sous la gestion directe des Cabinets ministériels (Directeurs des Cabinets), en     concertation avec l’Administrateur de l’immeuble :
    • Seize (16) salles des réunions (dont deux de 24 et 48 places, à chaque étage ministériel).

Toutes les salles indiquées sont climatisées et équipées en matériel de sonorisation et de projection. Seule la salle des conférences de 205 places (appelée communément Salon rouge) dispose d’une cabine d’interprétariat. Ces équipements, comme les espaces, sont également gratuits.

Suite à la forte demande et devant la nécessité d’optimiser l’exploitation des infrastructures que s’est donné le Gouvernement, la Cellule de Gestion de l’Immeuble du Gouvernement (CGIG) édicte les conditions générales de réservation et d’utilisation ci-après. S’y conformer, aiderait à accueillir le plus grand nombre possible d’activités, au bénéfice et dans le respect de tous et du lieu.

De la demande de salle

  1. Les salles sont exclusivement réservées aux activités du Gouvernement et des structures qui en dépendent.
  2. La demande de réservation d’une salle se fait au moyen d’une lettre adressée à l’Administrateur de l’Immeuble du Gouvernement par les membres du Gouvernement ou, en leurs noms, par les Directeurs des Cabinets ou les Secrétaires généraux.
  3. Toute institution désirant utiliser une salle de réunions située à l’étage attribué à l’un des huit (8) ministères installés dans l’immeuble adresse une demande écrite au Directeur de Cabinet du ministère visé en réservant copie à l’Administrateur.

Du délai requis pour une réservation

  1. Sauf pour cas de force majeure évident, la demande de réservation doit parvenir à l’Administrateur de l’immeuble au plus tard sept (7) jours ouvrables précédant l’activité.
  2. Aucune salle ne peut être mise à disposition sur demande spontanée, même si elle n’est pas occupée. Toute demande de changement intempestif de salle après réservation d’une autre est inacceptable.

De la confirmation de réservation

  1. La confirmation d’une réservation de salle se fait par l’Administrateur de l’immeuble, par courrier-réponse adressé au requérant.
  2. Une salle accordée doit servir uniquement à l’activité mentionnée dans la lettre de demande de réservation.
  3. L’Immeuble du Gouvernement est un lieu de travail partagé. Par conséquent, hormis les honneurs officiels, les manifestations accompagnées de fanfare, groupe folklorique ou musical ou toute autre activité susceptible de constituer une source de nuisance pour le travail des occupants ne sont pas acceptées.

De l’annulation de réservation

  1. Toute annulation de réservation doit être communiquée par écrit, dans le plus bref délai, à l’Administrateur de l’immeuble.
  2. Une annulation in extremis, non communiquée ou non/mal motivée, sera considérée comme une utilisation abusive du lieu et sujette à des mesures administratives conséquentes incluant la non éligibilité en cas d’une nouvelle demande.
  3. L’Administrateur peut annuler une réservation déjà accordée, en cas de force majeure (réquisition par la Haute ou la Très Haute hiérarchie).

De l’identification, l’accueil et l’installation des participants

  1. Dès confirmation de la réservation, les organisateurs doivent faire parvenir à l’Administration de l’immeuble : (a) le programme de l’activité ; (b) les listes de tous les participants, du personnel d’appoint et des organes de presse ainsi que leurs animateurs désignés ; et (c) les présentations PowerPoint ou vidéos pour essai. Le nombre des participants est fonction de la capacité de la salle et de l’activité prévue. Ces exigences sont mutatis mutandis imposables à ceux qui se réunissent dans les salles accordées par les ministères.
  2. Les participants et les organisateurs porteront de manière visible un badge indiquant leur qualité et/ou présenteront au service d’accueil de l’immeuble la carte d’invitation à la manifestation.
  3. Les salles ne sont à priori accessibles aux participants qu’en présence d’un membre de l’Administration attitré de la CGIG et de l’organisateur (ou son représentant).
  4. L’organisateur prendra soin de s’attacher les services du protocole d’Etat, de disposer des hôtesses et d’un informaticien, notamment pour la prise en charge des VIP, l’accueil et la mise en place des participants, ainsi que la supervision des projections. Les noms de ceux-ci devront figurer sur les listes à déposer à l’Administration de l’immeuble.
  5. Il est recommandé que l’équipe de préparation (protocole, protocole d’Etat, interprète, secrétariat technique, etc.) se déploie sur le site la veille de l’activité, pour la reconnaissance des lieux et les dernières mises au point avec les services de l’Administration de l’immeuble.

Du respect des heures prévues

  1. Les heures de début et de fin des manifestations doivent se conformer aux heures officielles d’ouverture et de fermeture de l’Immeuble du Gouvernement (de 7h30’ à 19h30’).
  2. Le respect de l’heure de début et de la fin des manifestations indiquées sur le programme est de rigueur. La planification et la tenue réussies des manifestations parfois consécutives et/ou concomitantes dans l’immeuble en dépendent.
  3. L’Administration de l’immeuble se réserve le droit de rappeler cette exigence aux organisateurs non regardants et d’évacuer les participants le cas échéant.
  4. Les prestations éventuelles demandées et rendues à un organisateur par le personnel de l’Administration de l’immeuble, au-delà des heures officielles, seront facturées et payées au comptant par le bénéficiaire.
  5. Au terme d’une activité, les participants sont invités à quitter le lieu, dans le calme et selon les indications des hôtesses, en évitant de se mêler aux autres visiteurs ou aux occupants de l’Immeuble.
  6. La qualité de participant (ou invité) à une manifestation ne donne pas le droit de circuler librement dans l’ensemble de l’immeuble. Tout participant qui veut visiter, pour une raison ou une autre, les Cabinets ministériels ou autres services installés dans l’immeuble (à l’arrivée, aux heures de pause ou à la fin de la manifestation) doit s’adresser aux hôtesses de l’accueil central et se conformer aux dispositions sur les visites.

De la restauration et du service-traiteur

  1. La CGIG collabore avec un restaurateur installé sur son site. Au regard des exigences sécuritaires et de la maintenance de l’immeuble, le service-traiteur de ce restaurant est recommandé pour accompagner (rafraîchissement, pause-café, cocktail, repas) les manifestations qui s’y tiennent.
  2. Lors des rencontres, excepté l’eau, il est interdit de servir toute nourriture à l’intérieur des salles. Pour raisons de commodité, le rafraîchissement et la nourriture sont servis dans le hall de la mezzanine (pause-café et cocktail), dans le restaurant de l’immeuble (buffet/pause-déjeuner), ou dans tout autre endroit expressément aménagé à cette fin et indiqué par l’Administration.
  3. Dès confirmation écrite de la réservation et en cas de besoin, chaque organisateur est prié de prendre contact avec ce service-traiteur, pour des dispositions pratiques.

De l’usage des salles et autres matériels

  1. Les organisateurs et leurs invités doivent utiliser les salles et tout ce qui est mis à leur disposition en bon père de famille. Aucune casse et aucun emportement de matériel de l’immeuble ne seront tolérés. Toute casse ou perte constatée sera à charge de l’organisateur qui sera saisi dans les 72 heures qui suivent la fin de la manifestation.
  2. Toutes les salles de l’immeuble sont équipées des vidéoprojecteurs et de microphones. Cependant chaque organisateur/orateur doit se prémunir de son ordinateur portable pour les exposés, discours, travaux à visualiser sur les écrans.
  3. Les informaticiens de l’immeuble se limitent à apprêter les matériels de sonorisation et de projection des images/vidéos/PowerPoint/autres, mais n’interviendront pas dans le déroulement des travaux (balader les micros, projeter à l’écran…).
  4. Seul le Salon rouge est équipé en matériels et cabines d’interprétariat préinstallés. Pour les autres salles et en cas de besoin, l’organisateur négocie directement et à sa charge, les services d’un fournisseur extérieur.

De l’utilisation des banderoles

  1. Les banderoles à corde ne sont en aucun cas permises, à l’intérieur comme à l’extérieur des salles et même aux abords immédiats de l’immeuble. Seuls les roll-up (s) et X-tend (s) sont acceptés au sein du Bâtiment, précisément aux abords immédiats et dans les salles accueillant les manifestations.
  2. Par ailleurs, les écrans d’affichage placés aux entrées des salles indiqueront les activités qui s’y déroulent, leurs thèmes et leurs organisateurs, pendant toute la durée de celles-ci.

De l’oubli ou perte d’objets par les participants

  1. L’Administration de l’immeuble décline toute responsabilité en cas de perte ou d’oubli d’objets dans les salles par les participants ou les organisateurs.
  2. Tout objet oublié et éventuellement ramassé sera gardé pendant trois (3) mois et peut être récupéré par son propriétaire s’il en apporte la preuve. Dépassé ce délai, l’Administration de l’immeuble le considèrera comme un bien sans maître.

Dispositions finales

  1. Le présent règlement n’est pas définitif. Il peut être enrichi au fil du temps, au regard des rapports des services spécialisés de l’Administration de l’immeuble et des instructions de la hiérarchie.
  2. Toute situation non prévue dans ce règlement, mais méritant un traitement, sera laissée à l’appréciation de l’Administrateur qui, le cas échéant, se réfèrera à la hiérarchie.

L’Administrateur

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